Na czym polega zasada Pareto w biznesie? 

cyfryzacja i optymalizacja czasu pracy w praktyce 

W ostatnim odcinku Cyfrowego Bliźniaka rozmawialiśmy o tym, na czym polega reguła Pareto. i w jakich obszarach życia warto ją wdrażać. Dziś przechodzimy od ogółu do szczegółu. Rozmawiamy więc o cyfryzacji w biznesie i zasadzie Pareto w manufacturingu. Jak optymalizować czas pracy zespołu? Jak stworzyć efektywny team? I w końcu – jak produkować lepiej niż Twój konkurent? To najważniejsze tematy dzisiejszego podcastu. 

Optymalizacja czasu pracy pracowników 

Załóżmy, że jeden z nas (prowadzących Cyfrowego Bliźniaka) jest osobą, która wyjątkowo dobrze czuje się w analizie danych. Z łatwością zgłębia więc dane z YouTube’a. Wie dzięki temu, jaki każde video ma watch time, ile przybywa po nim subskrybentów etc. Istnieje jednak cienka granica pomiędzy tym, że to robi, a tym że 100% czasu poświęconego na produkcję wykorzystuje na analizę kanału. Każdy z nas ma coś, co najchętniej robi i wierzy, że jest to ważne (tutaj warto dodać, że przy prowadzeniu kanału tego typu analiza jest niezbędna). Potrzebna jest świadomośc biznesowa. Zapobiega ona popadaniu w nieustającą pętle robienia tego, co najbardziej lubimy robić, ale na czym przedsiębiorstwo niekoniecznie skorzysta.

Kompetencje w zespole 

Istnieją organizacje, które świadomie budują zespoły w oparciu o predyspozycje pracowników. Każdy z nas ma indywidualną najniższą linie oporu – dla każdego inna rzecz jest intuicyjna i prosta. Nie ma jednej poprzeczki. Musimy być tego świadomi. Krok dalej wybieramy osoby, które mają już predyspozycje w pewnych warunkach. Budowanie teamu w ten sposób wpływa na efektywność całej organizacji. Lepiej zrobić z kogoś dobrego bardzo dobrego niż ze średniego tylko dobrego. Każdy pracownik ma inny standard, w innym miejscu leży jego linia najniższego oporu, dotyczy różnych kompetencji. Rolą managera jest pokierowanie karierą na korzyść zarówno danej osoby, jak i organizacji. Jedna poprzeczka dla wszystkich oraz ten sam punkt wyjścia to częste błędy popełniane w szkolnictwie, a także w małych organizacjach. 

Outsourcing zadań

Spójrzmy teraz na przykład przedsiębiorstwa zajmującego się tworzeniem oprogramowania (software house). Jego core biznesem  jest kodowanie. Wokół tematu trzeba robić różne rzeczy – m.in. przetłumaczyć instrukcję na inny język. Tutaj pojawia się dylemat. 

• Możemy zlecić to in-house osobie, która brała udział w procesie. Załóżmy, że zajmie jej to jeden dzień. Tłumaczenie jest niezbędne, pokryje je pensja danego pracownika, ale tym samym nie będzie on w tym czasie zarabiał pieniędzy dla firmy. Pojawia się więc pytanie, czy będzie to rozsądne działanie. 
• Bieżące organizowanie pracy da Ci informację ad hoc, czy opłaca się angażować w to swój zespół, czy może lepiej będzie to zadanie wyoutsourcować. Często zapłacenie 200 zł tłumaczowi z zewnątrz okaże się korzystniejszym rozwiązaniem. Jeśli jest to rozsądne cenowo, warto w tym czasie wewnątrz firmy skupić się na głównej istocie naszej działalności.

Pierwsze wrażenie

Zbadano, że w momencie, w którym przychodzi do nas mail sprzedażowy od kogoś, kogo nie znamy, średnio 4 sekundy zajmuje nam wstępna ocena, czy dany temat jest dla nas interesujący. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku rozmowy telefonicznej. Tutaj pole do popisu trwa aż 12 sekund. Optimum Pareto polega na tym, żeby na podstawie iluś odbytych rozmów/wysłanych maili zoptymalizować nasz skrypt. Załóżmy, że oferujesz najlepszą w Polsce fotowoltaikę. Chcesz sprzedać komuś, komu potencjalnie mogłaby się przydać. Musisz przełamać tą barierę. Masz 12 sekund, aby w grupie docelowej użyć słów, które zrobią tzw. dobrą robotę. 

Pareto na produkcji

Analiza Pareto w zakładzie produkcyjnym przydaje się na trzech etapach. Mowa tu o dostępności maszyny, jakości wytwarzanych produktów i wydajności urządzeń. Jedno z zastosowań Pareto w manufacturingu to więc zastosowanie reguły w kontekście wskaźnika OEE. Automatyczne dashboardy mogą wizualizować np. Top 5 przyczyn przestojów maszyny. Tutaj pojawia się pole do popisu w kwestii analizy. Załóżmy, że w ciągu technologicznym mamy kilka stacji, które przekraczają swój czas cyklu. Jednym rzutem oka widzimy, czy jest to częste zjawisko, trwające kilka sekund, czy być może rzadka sytuacja, która jednak przeciąga się w czasie. Mamy obszar do głębszej analizy. Jeśli raporty robione są ręcznie, np. na sam koniec zmiany, nie są tak dokładne – pojawia się margines błędu oraz brak możliwości szybkiej reakcji. 

Produkcja vs. statystyka

Zastanówmy się – jakie znaczenie na produkcji ma zrozumienie i zastosowanie statystyki? Przyjmijmy, że chcesz badać odchyłki w obszarze jakości. Czy możemy pozwolić sobie na takie błędy? Pracujemy na jedną zmianę, więc w celu nadrobienia odchyleń jutro możemy zostać godzinę dłużej. Ile natomiast kosztuje nas takie opóźnienie? Jeśli Twój harmonogram jest zapełniony po brzegi, może nie być czasu na tego rodzaju reworki. Kosztuje nie tylko praca człowieka, ale i praca maszyny i sam surowiec. W branży farmaceutycznej wsad do szczepionek potrafi kosztować setki tysięcy złotych w przeliczeniu na kilogram.

Przezbrojenie maszyny 

Spójrzmy teraz na produkcję z innej strony. W jednym zakładzie produkujemy ten sam produkt, ale w różnych opakowaniach. Jedna partia trafia do Lidla, a inna do Biedronki. Pojawia się podstawowy dylemat. Możemy przezbrajać maszynę co kilka godzin lub zainwestować w dwie maszyny i każdą dedykować jednemu klientowi. Analiza danych kosztowych w czasie rzeczywistym pokazuje nam, które rozwiązanie opłaca się bardziej – przezbrojenie czy zakup?

Nowy produkt 

Przyjmijmy, że Twoja konkurencja zaczęła wytwarzać nowy na rynku produkt. Zakładasz, że jeśli nie zrobisz tego samego, szybko zostaniesz w tyle. W jaki sposób możesz sprawdzić, że taka produkcja będzie dla Ciebie korzystna?

• Angażujesz się w proces, bo działa u konkurencji. Ładujesz w niego energię i przekonujesz się na własnej skórze. Możesz iść szeroko i sprawdzać 5 rzeczy na raz, która najbardziej performuje. Potem stosujesz wybiórczość – statystycznie to mi się najbardziej opłaca. W razie zupełnego niepowodzenia tracisz czas i pieniędze. 

• W pierwszym etapie możesz wyoutsourcować produkcję na zewnątrz. Będziesz więc sprzedawać pod swoim bandem i równocześnie analizować, czy opłaca Ci się opracować technologię oraz dostosować park maszynowy. Zanim pochopnie wejdziesz na nowy rynek sprawdzisz, czy opłaca Ci się iść w tym kierunku.

20/80 a produkcja

Pojawiły się badania mówiące o tym, że w przypadku firm produkcyjnych zależności w Pareto nieco różnią się od ogólnej definicji. Zamiast 20% nakładu pracy i 80% efektów, mówimy częściej o wartościach 30 na 70. Zależności okazują się umowne, a duże znaczenie ma sama branża. Sedno reguły Pareto pozostaje jednak niezmienne – mniejszość daje większość.

Pareto w IT

Zasada Pareto jest wbudowana w większość rozwiązań IT dostępnych już na rynku. Jeśli ekspert spotyka się z nowym klientem, zastaje listę życzeń. Proces wdrożenia skutecznych systemów klaruje się w drodze rozmów. Często przedsiębiorca wymienia 100 ważnych dla siebie rzeczy, przy czym na 20 kluczowych stworzone są już gotowe moduły – efekty wdrożenia będą więc szybko zauważalne. Już na samym początku, stosując odpowiednie systemy, jesteśmy w stanie wychwycić największe ROI m.in. w firmie produkcyjnej. Najtrudniejsze w IT jest zderzenie potrzeb z zaufaniem, że specjalista z zewnątrz rzeczywiście ma dobre intencje. Kluczem jest zaufanie, które tworzy się w trakcie procesu. Klient musi wiedzieć, że taka osoba naprawdę chce dla niego dobrze – nie liczy się tylko samo sprzedanie swoich rozwiązań. Specyfika inwestycji w firmach produkcyjnych jest taka, że zawsze jest ryzyko. Kupię od Ciebie 20% korzyści, ale myślę, czy dopuszczam ryzyko, że po pierwszym pilotażu nie będę chciał tych kolejnych 80%.

Pareto w oparciu o dane

O czym musisz pamiętać? Nie da się zarządzać (niczym) bez odpowiednich danych. Automatyzacja zbierania danych w czasie rzeczywistym, generowanie dashboardów i szybkie wyciąganie wniosków są kluczowe do osiągnięcia sukcesu. Systemy takie jak Power BI pomagają wyciągać wnioski bez ryzyka ludzkiego błędu. Prawo Pareto wymaga posiadania danych – bez nich trudno znaleźć podstawową wartość w biznesie, sprzedaży czy produkcji. 

Pareto w zespole

Każdy z pracowników organizacji powinien stosować zasadę Pareto po to, by działać efektywnie. Rolą zarządzających jest dbanie o to, żeby z każdego wyciągnąć (omówioną dziś) najmniejszą linię oporu. W efektywnym teamie każdy z osobna powinien mieć możliwość wykorzystania zdolności i talentów w maksymalny sposób. To przekłada się na sukces zarówno konkretnej osoby, jak i całego przedsiębiorstwa.