Dashboard KPI, jako sposób na szybką ocenę kondycji biznesu

O wskaźnikach KPI mówiliśmy w ostatnim z odcinków Cyfrowego Bliźniaka. Jeżeli jeszcze nie wiesz co kryje się pod skrótem KPI chodzi, zapraszamy do zapoznania się z naszym poprzednim podcastem odcinkiem podcastu, który był wprowadzeniem do wskaźniki KPI. Dzisiejszym tematem rozmowy będzie już nie tylko sam wskaźnik KPI, ale i pojęcie dashboardu, a więc graficznej szaty zestawiającej różne wskaźniki efektywności. 

Źródłem KPI są dane

Wspomniane już wcześniej wskaźniki KPI (key performance indicator) na pierwszy rzut oka mogą przytłaczać ilością i zawiłością danych liczbowych. Każdy biznes mierzy “jakieś” wskaźnik. Na początek zysk, czy marżowość… Choć niekoniecznie świadomie używa pojęcia monitoringu KPI. Każde przedsiębiorstwo na swój własny sposób kontroluje osiągane wyniki – różna może być natomiast szczegółowość takich procesów.

W praktyce nierzadko w ruch wchodzą: Excel, Tableau, ERP, Google Data Studio (także w darmowej wersji) oraz KPI Power Bi . Do zebrania danych w jedną całość nie zawsze potrzeba zaawansowanych zdolności technicznych. Cennym źródłem informacji są np. wszystkie nasze faktury. Już na tym poziomie wiedzy możemy obliczyć: jaka jest płynność przelewów? Jakich terminów jesteśmy w stanie dotrzymać? Niektóre systemy do zbierania danych choć nie są w pełni darmowe nie wiążą się z dużymi kosztami. 

Dashboard dla firmy usługowej 

Na praktycznym przykładzie przyjrzymy się monitoringowi KPI w przypadku firmy usługowej. W tego rodzaju działalności podstawowym kosztem jest odpowiednie zarządzanie czasem pracy. Monitoring KPI pomaga organizować czas możliwie efektywnie. Dashboard wskaźników efektywności uświadomi nam, na jakie obszary biznesu zwrócić uwagę w danym momencie.

Przykładem niech będzie zakład fryzjerski. Być może w naszej ofercie znajduje się usługa trwająca 2 godziny i warta 200 zł. Tymczasem szanse na popularność może mieć zabieg trwający pół godziny, ale tym samym przynoszący 70 zł zysku. Czyli sumarycznie w przeliczeniu na czas znacznie bardziej opłacalna część biznesu. Dashboard KPI pomaga w przystępny sposób zebrać dane w całość i wyciągnąć wnioski jednym rzutem oka. 

Jak wygląda dashboard KPI?

Dashboard KPI, a więc wizualizacja wskaźników KPI może zajmować tak naprawdę jeden ekran. Jeśli mamy trzy linie produktowe + szefa sprzedaży + szefa marketingu, prezesa firmy interesuje spójna całość. Jedna tablica jest w stanie wskazać, gdzie pojawiają się problemy, przychody spadają – czyli, gdzie zatem warto wejść głębiej i dowiedzieć się, co nie działa w tym konkretnym obszarze.

Być może zawodzi skuteczność poszczególnych osób, a może problem pojawia się na którymś z etapów lejka sprzedaży. Prezes całej firmy widzi, jak zatem działa całościowo organizacja z lotu ptaka. 

Dashboard KPI – początkowe etapy wdrożenia

Zacznij budować swój dashboard KPI postępując zgodnie z poniższą instrukcją.

• Pierwszy etap tworzenia dashboard KPI to sprecyzowanie definicji – czyli co chcemy monitorować? Jeżeli monitoring ma dotyczyć stopnia realizacji planu sprzedaży… Określamy realnie, jaki zysk chcemy uzyskać w danym roku. Jeśli będzie to np. 1 000 000 zł, a dotychczasowa marżowość była na poziomie 20%, oznacza to, że dokładnie 5 milionów przychodu ze sprzedaży musimy wygenerować. Tym samym mamy plan: celem jest milion złotych, gdzie mierzymy z tygodnia na tydzień plan sprzedaży i stopień realizacji. Wychodzimy od celu i ustalamy wskaźniki.
• Pojawia się kolejne pytanie: Jakie wzory można wykorzystać do zobrazowania tych danych? Czyli np. chcemy się dowiedzieć, jaka jest skuteczność działu sprzedaży. Żeby to uzyskać, musimy sprzedać tyle danego produktu. Precyzujemy – co musi się wydarzyć, żeby osiągnąć cele sprzedażowe? 

Kolejne kroki wdrożenia Dashboard KPI

• W tym momencie potrzebujemy konkretnych wzorów. Chcemy mierzyć skuteczność lejka, np. procent dealów, które wchodzą i są zdobywane przez sprzedawców – dajmy na to 10%. Ilość zamówień będziemy dzielić przez ilość danych sprzedażowych. Potrzebne jest określenie, skąd będziemy czerpać te dane i jakie wzory są ku temu potrzebne. Być może pomocą okażą się: program do księgowania lub system CRM. Kolejno określamy, gdzie dane będą się znajdować (jw. przytoczyliśmy popularne programy do tworzenia dashboardu).
• Kolejno pojawia się kwestia wyglądu. Jaki sposób będzie dla mnie optymalny? Może to być np. wykres słupkowy, diagram, etc. Tutaj ważną rolę odgrywa UX (ogół wrażeń i emocji użytkownika). Dashboard ma nam natomiast pomóc jak najszybciej wyciągnąć wnioski. Dużą pomocą są po prostu… kolory. To dokładnie tak, jak w samochodzie – nie musimy znać się na parametrach ciśnienia w oponach, ale potrzebujemy informacji, gdy czegoś będzie za mało bądź za dużo. To kluczowy element każdego dashboardu. Jeśli wskaźników jest sporo, nie muszę wtedy wnikać w każdy szczegół. Muszę natomiast wiedzieć, gdzie zgłosić się z problemem dalej.
• Pojawia się pytanie – co dalej ma się z tym dziać? Do czego te monitoring KPI ma nam służyć? Ważne są odpowiedzi na kwestie: kto ma monitorować dashboard, jak często oraz czy ta osoba ma o tym wystarczającą wiedzę.

Zanim wdrożymy KPI 

Wdrażając do swojego przedsiębiorstwa analizę wskaźników KPI chcemy dany obszar ulepszać. W momencie inicjatywy wychodzącej ze strony samego prezesa, sprawa jest nieco łatwiejsza. Jeśli pomysł wychodzi od managera, który widzi w tym wartość, bez wsparcia zarządu może trudno mieć to osiągnąć. W firmach usługowych dużo rzadziej monitoruje się wskaźniki niż na produkcji. Jeśli główne osoby w organizacji nie są przekonane do wdrożenia KPI, marketingu etc. to być może pomysł zostanie wdrożony, ale nie osiągnie sukcesu.

Dashboard KPI w restauracji 

Czas na codzienny, a przy tym mniej techniczny przykład. Przenosimy się do restauracji. Właściciel i manager zarządzający zgodnie stwierdzają: trzeba optymalizować koszty, ponieważ ceny rosną do nich nierównomiernie. Ustalamy, że chcemy widzieć, jaki procent kupowanych surowców się marnuje oraz chcemy mierzyć ilość zapełnionych stolików danego dnia. Punktem odniesienia będzie kwota faktury w dniu, w którym jest dobrze.  Druga kwestia to ilość klientów. Sprawdzamy, jaki jest średni czas przebywania człowieka przy stoliku. Załóżmy, że są to dokładnie dwie godziny.

W lokalu, który działa 8 godzin mamy 20 stolików. 100% efektywności to łącznie 4×20, czyli 80 stolików zapełnionych. Jeśli w ciągu dnia ich liczba to 70, efektywność wynosi trochę ponad 80%. Pomocą są automatyczne systemy: łatwo sprawdzić, kiedy klient złożył zamówienie, a kiedy opuścił restaurację. I ostatnia kwestia – jak chcemy to pokazać? Załóżmy, że mamy ekran z danego tygodnia i porównanie z całego miesiąca. Naszym obowiązkiem jest spotkanie weekly na poziomie manager-właściciel. Wyciągamy wnioski, a być może zmniejszamy wskaźniki, bo np. sezon się skończył. 

Kto robi dashboard? 

Do skutecznego dashboardu KPI, dane muszą zostać usystematyzowane. Pojawia się pytanie – jak to zrobić? Czy pracownik, która się tym zajmuje, wie, jak działać? Warto, aby, żeby każda osoba umiała wdrożyć optymalne rozwiązanie w swojej organizacji. Nie musisz zaczynać od zera. Mamy ważny apel! Na początku monitorowania KPI skontaktuj się z obsługującym Cię biurem rachunkowym lub firmą świadczącą w Twojej firmie usługi informatyczne.

Wiele danych możesz pozyskać z tych właśnie miejsc – niezależnie od tego, czy ich pracownicy także je wizualizują. Czasami ich obsługa jest online i wstęp do dashboardu uzyskasz za dodatkową opłatą. Większość CRM’ów ma raporty, które może Ci po prostu pokazać. Dane już są, wiele kroków zostało wykonane wcześniej – teraz naszą rolą jest dobór wzorów, które są nam potrzebne. Systemy już są, ale muszą zostać usystematyzowane.