Dlaczego wdrożenie cyfryzacji zakończyło się porażką?

10 powodów nieudanego procesu cyfryzacji

W dzisiejszym – 30 już – odcinku Cyfrowego Bliźniaka rozmawiamy o przyczynach porażek pojawiających się podczas implementacji cyfryzacji. Przytaczamy dokładnie 10 powodów nieudanego procesu cyfryzacji. Na podstawie wiedzy i doświadczeń zastanawiamy się: gdzie szukać przyczyny nieudanego wdrożenia? Co najczęściej zawodzi przedsiębiorców? 

Brak wsparcia i strategii 

Na podium wśród popełnionych błędów pojawiają się: brak strategii oraz brak wsparcia zarządu. Wiele nieudanych case’ów ma swój początek w podejściu kadry kierowniczej. Złudnie zakłada się, że budżet zostanie zaakceptowany w momencie, w którym zespół wymyśli coś z pozoru ciekawego. Nie jest liczony ROI (czyli zwrot z inwestycji), a pomysły zostały pozbierane bez spójności z różnych działów przy równoczesnym braku lidera. Do procesu wdrażania cyfryzacji dochodzi przy tym bardzo często dopiero wtedy, gdy pojawia się przymus z zewnątrz. Powodem może być np. ważny klient, który stawia jasny warunek. Od teraz zaopatrująca go fabryka musi zostać w pełni zrobotyzowana. Są też sytuacje, w których znów prezes, dopóki widzi rosnące zyski, nie czuje potrzeby zmian. Pojawia się ona dopiero wtedy, gdy firma zaczyna tracić. Projekt rozwiązuje problem, ale jest przede wszystkim konieczny do przyszłościowego spojrzenia. Jak będzie za 10 lat, jeśli wdrożymy nowe rozwiązanie? 

Nieokreślony budżet 

Kolejny, wspomniany przed chwilą problem, to brak sprecyzowanego budżetu. Konkretny budżet pozwala łatwiej hierarchizować potrzeby. Wiemy, czym dysponujemy i wtedy ustalamy priorytety. Co jest ważne na ten moment? Jak rozkładają się proporcje? Określenie finansów na najbliższy rok pozwala świadomie nimi zarządzać. 

Brak wiedzy w organizacji

Częstym problemem okazuje się także brak wiedzy wewnątrz organizacji. Nieraz staje się on również sporym blokerem w działaniu. Pojawiają się dylematy w kwestii wyboru rozwiązania. Jeśli do tej pory firma wybierała tylko rozwiązania pudełkowe, rodzą się pytania w kwestii dedykowanego software’u. W przypadku tych drugich trudno o pokazanie dashboardu finalnego. Na efekty końcowe trzeba czekać wraz z postępem współpracy. Przedsiębiorca, który nie ma takiego doświadczenia może mieć problem z zaufaniem i wyobrażeniem, jak dashboard końcowy będzie wyglądał.

Wdrożenie i hierarchia

Pierwszą rzeczą w procesie cyfryzacji jest samo jej wdrożenie. Drugą – zhierarchizowanie poszczególnych etapów przez osobę, która ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Są na rynku firmy, które działają przede wszystkim in house. Wewnątrz zakładów produkcyjnych powstają maszyny i ich poszczególne elementy. Firma mocno się rozwija, a przy tym jest stałe zapotrzebowanie na ludzi, którzy nad tym pracują. Pojawia się pytanie, czy nie chcemy w czasie procesu współpracy z osobą z zewnątrz organizacji. Ważnymi kwestiami są i zakup i koncepcja. Potrzebny jest ktoś, kto obserwuje trendy, zna najnowsze rozwiązania i potrafi przenieść tą wiedzę na konkretne działania.

Problem z realizacją wdrożeń 

Jeżeli firma pierwszy raz kupuje dedykowany software, dopiero się go uczy. Kluczowe jest poświęcenie czasu na jego naukę. Niezależnie też od tego, czy wdrażamy do organizacji RMS, ERP, czy inny system, będzie on się rozwijał. Nie ma na rynku cyfryzacji rozwiązania, które kupujemy raz na 10 lat i bez ingerencji będzie działać. Każde rozwiązanie, każde R&D (badanie i rozwój) wymaga odpowiedniego dostosowania. Potrzebujemy wiedzieć, ile wdrożenie cyfryzacji będzie kosztować i w jaki sposób możemy rozplanować to w czasie. Nowe rozwiązania dostępne na rynku nie są jeszcze przetestowane na wszystkie z możliwych sposoby. Pojawia się kwestia zaufania intencjom handlowca (w końcu… każdy chce sprzedać swój produkt), wyboru custom software oraz decyzji o fixed price, czyli odgórnego oszacowania ceny za projekt. Doradcy nie są niezależni i nie każdy będzie chciał zaufać. Kompromisem są rozwiązania takie, jak: prośba o doradztwo w zakupie ERP’a jednej firmy, ale wykluczenie jej udziału w przetargu. 

Bądź elastyczny

Jeśli kupujemy system informatyczny za milion złotych, doradztwo/audyt mogą kosztować nas dodatkowo 50 000 (czyli dodatkowo 5% całej inwestycji). Pojawia się pytanie, czy jest to opłacalne. Ile zatem nasi pracownicy poświęcają czasu in house, żeby wdrożenie za milion rozwiązało wszystkie potrzeby? Ważna jest zarówno świadomość, na co wydajemy pieniądze, jak i elastyczność w działaniu. Zaczynamy od spisania problemów w sposób zrozumiały dla firmy z zewnątrz tak, by później móc wykorzystać wszystkie dostępne na rynku moduły wybranego rozwiązania. 

Mała otwartość na zmiany

Przejdźmy teraz do konkretnego przykładu. Dyrektor fabryki mającej przychody w kilku milionach euro odrzuca pomysł przejścia na energię elektryczną. Plant manager wychodzi z taką inicjatywą, a ona zostaje stanowczo odrzucona. Dyrektor za rozwiązanie problemu rosnących cen energii uważa przerzucenie kosztów na klienta końcowego. Dopóki taki klient będzie to akceptował, firma nie odczuje strat. Być może takie podejście będzie się udawało monopolistom lub producentom wyrobów pierwszej potrzeby. Jeśli produkujesz żywność to jest to pierwsza potrzeba, choć warto zaznaczyć – równocześnie spora konkurencja. Jeśli natomiast w Twoim zakładzie wytwarzane są pralki lub samochody, część klientów w obliczu kryzysu odłoży ich zakup na kolejny rok. 

Określone standardy 

Często stosujemy standardy w prostych pracach (jak np. wózek porusza się po magazynie), ale brakuje ich w sytuacji nowych rozwiązań. Kupujemy pierwszy raz maszynę konkretnego typu i okazuje się, że dobrze się sprawdza. Czy więc systemy, które zostały w niej wykorzystane, mogłyby stać się dla nas standardem? Standaryzacja pomaga oszczędzać. Sprawia przy tym, że m.in. nie trzeba programować kilku robotów, jest jeden dostawca wszystkich systemów. Jak zatem zacząć projektować standardy? Punkt odniesienie to nasze doświadczenie. To jak jazda na rowerze – jest osoba, która udziela Ci wskazówek, może trzymać za kierownicę, ale dopiero, gdy się wywrócisz wiesz, co robić, a czego unikać.

Problem zamkniętych rozwiązań

Przy procesie wdrażania cyfryzacji, trzeba wziąć pod uwagę możliwość integrowania systemów. Często kupujemy rozwiązania, które są zamknięte – nie da się z nimi dalej nic zrobić, nie ma otwartego węzła, dostępu do kodów źródłowych. Nie da się tych systemów więc ani rozwinąć ani zmienić. Migracja danych okazuje się niemożliwa. ERP działał, gdy firma liczyła 30 osób, ale nie nadąża, gdy liczy 200 pracowników. Pojawia się konieczność inwestycji w nowy system – nie da się działać na dwóch równocześnie. Jak działa server security naszych systemów? Dane muszą być zarówno bezpieczne (do sieci w firmie można podłączyć wiele urządzeń), jak i możliwe do przeniesienia. 

O potrzebnych rozwiązaniach 

Na etapie dyskusji, pojawia się problem ciekawych rozwiązań, której jednak… nie są potrzebne w firmie. Błędem jest pomijanie zdania osób z produkcji, które z tymi systemami na co dzień pracują. Nie ma żadnego feedbacku, a więc UX i UI nie są przystosowane do procedur w danej organizacji. UX i UI muszą wynikać z opinii osób, które będą z danego wdrożenia korzystać. Musimy mieć na uwadze fakt, że na produkcji są różne osoby: starsze, młodsze, lubiące pracować na komputerze albo na tablecie. Właśnie one będą tych rozwiązań stale używać. Trzeba je więc do nich dostosować. Podobnie wygląda sprawa raportowania. Może być tak, że raporty nie są wizualnie atrakcyjne dla kogoś na zewnątrz, ale ważne jest to, że taki rodzaj wprowadzania danych sprawdza się wewnątrz firmy. Z systemów finalnie korzystają konkretni ludzie.

Problemy nieliniowe rozwiązywane liniowo 

Każdy z nas dysponuje zbiorem pewnych doświadczeń. W naszej organizacji zawsze może się jednak zdarzyć problem, którego dotychczas nie widzieliśmy. Ktoś mógł np. wykraść dane i jest to sytuacja, z którą nigdy się nie spotkaliśmy. Próbujemy rozwiązać go różnymi sposobami, które przychodzą nam do głowy. Może się jednak okazać, że obrane strategie są zupełnie nieadekwatne i nieskuteczne. W tym momencie widzimy realną korzyść ze stałej współpracy z firmą doradczą w technologiach, z której korzystamy. Jeśli pojawiają się nowe problemy, potrzebujemy nieszablonowego podejścia. Doradcy wiedzą, co dzieje się na rynku. Rozwiązaniem jest próba wyjścia z problemem na zewnątrz.

Standardem współpraca

W procesie wdrożenia cyfryzacji warto skorzystać z wiedzy i doświadczenia osób z zewnątrz, które mogą nam w nowym projekcie pomóc. Każdy, kto wie więcej niż my, wydaje się być ekspertem. Trzeba jednak przełamać barierę zaufania. Standardowo każdy z nas łatwe równania liczy w głowie, a trudne na kalkulatorze. W projektach cyfrowych kalkulator jest zawsze potrzebny. Podobnie, jak nauczyliśmy się korzystać z usług księgowych, czy fryzjerów, tak samo powinniśmy nauczyć się korzystać z doradztwa systemów informatycznych. Nie da się nieskończenie dorzucać automatycznie nowych rozwiązań. Długofalowo musimy nauczyć się korzystać z doradztwa tak, aby realnie otrzymać pomoc, a przy tym działać oszczędnie i pracować na efekt finalny.