Zasada Pareto w życiu i biznesie

W dzisiejszym odcinku Cyfrowego Bliźniaka rozmawiamy o zasadzie Pareto – nazywanej także zasadą 80 na 20. Założenie to znajduje swoje zastosowanie zarówno w życiu osobistym, jak i w biznesie. Zjawisko zaobserwowano już w XIX wieku we Włoszech. Stwierdzono wówczas, że statystycznie mniejsza ilość rzeczy, którą robimy każdego dnia, generuje najwięcej zysku. Dziś odpowiadamy na kluczowe pytania. Czym Pareto jest w praktyce? Co daje nam ta świadomość? 

Zasada Pareto w życiu codziennym 

Według definicji 20% Twoich nakładów pracy, odpowiada za 80% osiąganych przez Ciebie efektów. Sama w sobie zasada Pareto znajduje swoje zastosowanie w niemal każdej dziedzinie. Dotyczy życia codziennego, rozwijanych pasji oraz wykonywanej pracy przez siebie bądź zespół. Każdy ma swój talent. Niektórzy są dobrymi analitykami, inni znów mają znów zdolności do bycia liderem. Jeśli budujemy zespół, zasada jest prosta – każdy jego członek powinien móc operować przez większość czasu swoim głównym talentem. W ten sposób maksymalizujemy zasadę wykorzystania kluczowych 20%. Resztę zadań możemy rozdysponować równomiernie na poszczególne osoby. 

Optymalizacja pracy dzięki Pareto

Kilkanaście lat temu na rynku pojawiła się książka dotycząca 4-godzinnego czasu pracy w tygodniu. Jej autor, Timothy Ferriss spotkał się z odmową wielu wydawnictw. Sam Ferriss pracował co prawda więcej niż tytułowe 4 godziny, ale co ważne – miał alternatywę. Jeśli przez 4 godziny w tygodniu w pełni poświęcisz się temu, co przynosi Ci największe zyski, to zostaje Ci aż 36 godzin na zrobienie innego biznesu. Wprowadzanie zasad 4 godzin w poszczególnych obszarach życia pomaga w znalezieniu się w 5-10% najlepszych w danej dziedzinie. W ten sposób (choć zapewne bez przyzwolenia) T. Ferriss pracował równocześnie… w dwóch korporacjach. 

Pareto w biznesie

W jaki sposób możemy odnieść zasadę Pareto do naszego biznesu? Czy możemy wyeliminować 80% klientów, jeśli to te 20% przynosi nam największe zyski? Pojawiają się 3 kategorie obszarów, do których możemy odnieść zasadę 80 na 20: 

• rozwój sprzedaży i zwiększenie zysków; 
• redukcja strat;
• polepszenie strategii customer success oraz account management.

Nie mamy gotowych algorytmów, ale widzimy, czy zadania, które planujemy na jutro są dźwignią? Co możemy delegować innym osobom? Czy może jest w ogóle coś, czym sami nie powinniśmy się zajmować? Pareto pozwala na optymalne zarządzanie czasem i swoim i swojego zespołu. 

Optymalizacja sprzedaży

Duzi klienci, których obsługujemy, potrafią mieć wiele wymagań – marża może okazać się nieadekwatna do poświęcanego im czasu. Jest to z pozoru dobry klient, ale przy tym tzw. trup w szafie. Klient daje wolumen obrotów, ale nie rozwija zysku. Warto natomiast byłoby mieć więcej klientów bardziej marżowych. Często ilość pracy nad takim zleceniem jest przesadna. Być może lepiej będzie poszukać klientów w tych 20 procent, którzy dają nam 80 procent, zamiast męczyć się z tymi, którzy są roszczeniowy, zajmują przy tym wiele czasu, a niosą niską marżę. 

Ogranicz straty 

Aby wiedzieć co i ile czasu pochłania, musisz dysponować danymi. Jeśli czegoś nie mierzysz, nie będziesz w stanie tym zarządzać. Ile czasu coś pochłania, a ile Ci daje? Niektóre obszary możesz mierzyć intuicyjnie. Przydatnym urządzeniem i dobrym przykładem z życia codziennego może być smartwatch. Ile spalam kalorii? Ile trwa mój sen? Być może jestem mniej produktywny, bo jestem zmęczony, głęboka faza snu była zbyt krótka. Trzeba znaleźć obszar, którego dotyczy problem, a następnie poznać szczegóły. Podobnie jest z działem sprzedaży. Lejek sprzedażowy pomaga nam dostrzec, jakie produkty pochłaniają najwięcej czasu, który rynek przynosi największe zyski, a w co nie warto już inwestować od dłuższego czasu. 

Optymalizacja pracy zespołu 

Przyjmijmy, że jesteś liderem całego działu handlowego. Nie każdy z handlowców sprawdza się na każdym etapie sprzedaży. Czego innego oczekuje się od osoby na poziomie przedsprzedaży, a czegoś innego w czasie zamykania zlecenia. Nie każdy, kto jest dobry w pozyskiwaniu klientów, potrafi dobrze negocjować. Wszystkie etapy mogą przechodzić przez ręce jednej osoby. Co mówi o tym Pareto? Możesz podzielić procesy tak, żeby maksymalnie wyciągnąć potencjał Twoich pracowników. 

Pareto a kampanie marketingowe

Jednym z przystępnych do skalowania obszarów jest sam marketing. Jeśli dopiero startujesz z działaniem w tej dziedzinie, nie zawsze wiesz, gdzie spędza czas Twoja grupa docelowa. Idziesz więc ogólnie – inwestujesz w Facebook Ads, w YouTube, w bilboardy. Na początek na wszystkie działania przewidujesz ten sam budżet. Kluczem będzie jednak wybranie mniejszości. Regularne śledzenie lejka sprzedażowego pomoże Ci określić, jakie zyski przynoszą poszczególne kampanie. Nie ma sensu płacić za reklamy, których Twoi potencjalni klienci nawet nie wyświetlają. Wybieraj mniejszość, która generuje największy przychód.

Customer success

Customer success jest często niedocenianym obszarem w biznesie. Niemal każde przedsiębiorstwo ma dział account management (opiekunów klienta), ale wielu pomija rolę customer success managera, który robi coś więcej – planuje rozwój wspólnie z klientem. Każdy z klientów ma inny potencjał, mniejszą bądź większą marżowość. Różne firmy mają różny potencjał rozwoju z naszą organizacją. Zasada Pareto pozwala nam oddzielić te 20%, w które warto inwestować. Jak bardzo jesteśmy w stanie tego kontrahenta rozwinąć? Jakim kosztem?

Nauka języka obcego

Zasada Pareto pełni ważną rolę także w kontekście przyswajania wiedzy. Spójrzmy teraz na przykład nauki języka hiszpańskiego. Statystycznie w użytku w danym języku możemy doliczyć się średnio 1000-1500 słów. Jeżeli nauczysz się więc górnej granicy, tj. 1500 słów i będziesz wiedział, w jaki sposób formułować w nim zdania, będziesz wybrany język po prostu rozumieć. Podobnie jest z nauką do egzaminów. Często bezmyślne przepisywanie notatek przynosi mniejsze efekty niż stworzenie skondensowanej ściągi.

Continuous improvement 

W zasadzie Pareto dominuje metoda continuous improvement. Uczymy się na bazie doświadczenia. Robimy coś, obserwujemy, jakie to przynosi rezultaty i skupiamy się na mocnych zasadach w praktyce. Zadaniem lidera jest zarządzanie w taki sposób, aby zespół wykonywał faktycznie te optymalne 20%. Jeżeli mamy dostęp do systemu CRM, wiele danych statystycznych możemy z niego wyciągnąć. Jak zmienia się status oferty? Czy energia handlowców jest skierowana na właściwe tory? Jeśli 90% leadów sprzedażowych nie idzie naprzód, pojawia się pytanie, czy jest sens, aby robiły sztuczny tłum. 

Efektywny a zapracowany

Zasada Pareto daje nam świadomość. Ona znów sprawia, że jesteśmy w stanie optymalnie zarządzać czasem swoim i swojego zespołu. Nie ma algorytmu i podręcznikowych sposobów. Konieczne jest bazowanie na własnym doświadczeniu, a więc gromadzeniu informacji i wyciąganiu poszczególnych wniosków. Dotyczy to zarówno sportu, sprzedaży, nauki języków, marketingu i wielu dziedzin więcej. Stosowanie tej metody pozwala umieć więcej i robić więcej. Wiele jest osób zajętych, ale mało produktywnych. Pojawia się kontrast – permanentnie zajęci vs. produktywni. Osoby wiecznie zabiegane nie zawsze są efektywne. Stosujący Pareto nie są tak zajęci, a ich sukcesy są większe.