Usługi konsultingowe mogą pomóc rozwiązywać problemy

Jakie są trzy największe problemy firm MŚP w Polsce?

• Nie występują procesy biznesowe, co może być zarówno problemem, jak i rezultatem tego, że problemy zaczynają się pojawiać (w zależności od tego czy pierwsze było jajko, czy kura).
• Brak refleksji odnośnie tego, czy działania, które są codziennie wykonywane faktycznie przybliżają nas do założonego celu.
• Brak wykorzystania technologii w procesach, które są powtarzalne, albo mogą być obarczone błędami. Maszyny i systemy mogą pewne rzeczy realizować lepiej. Brak wykorzystania cyfryzacji wynika  przede wszystkim z braku świadomości o jej możliwościach.

W każdym z obszarów działania firmy wyzwania i problemy mogą być inne. Rolą konsultingu jest poniekąd spojrzenie świeżym okiem na sprawę i zasugerowanie od czego zacząć.

Usługi konsultingowe – od czego zacząć?

Od jakiego obszaru firma z branży produkcyjnej powinna rozpocząć swoją drogę z budową procesów? Czy obszar wytwarzania produktu jest odpowiedni? A może lepiej rozpocząć od obszarów biurowych?

Kluczowe jest zdefiniowanie największego bólu i tego na co interesariusze zwracają największą uwagę. Jest to coś co wielokrotnie wychodzi na spotkaniach, jako ten element, który najbardziej kłuje w stopę.

• Jakie są mierniki i parametry, po którym możemy ocenić, czy coś działa, czy nie działa w organizacji (co jest punktem wyjściowym do budowania procesów)?
• Oczywiście rozsądek i doświadczenie mogą wiele pomóc, ale czy faktycznie wszędzie są wystarczające do tego, żeby podjąć decyzję inwestycyjną w przeprowadzene transformacji cyfrowej?
• Problemem jest zbyt mała ilość zamówień, czy zbyt niska produktywność przez co klient nie jest w stanie realizować zamówień na czas (pomimo tego, że możliwości parku maszynowego do tego obligują)?
• Ile na 10 firm produkcyjnych z sektora MŚP ma faktycznie problemy w obszarze Sprzedaży i Marketingu, a ile ma z uporządkowaniem tego co dzieje się na produkcji?

Kiedy firmy sięgają po pomoc?

Zazwyczaj firmy szukają pierwszych doradców na etapie, na którym właściciele przede wszystkim widzą, że skala działalności przekracza ich możliwości poznawcze i zarządzania operacyjnego. Po prostu trzeba wszystko poukładać tak, żeby w dalszym ciągu można było podejmować kluczowe decyzje.

Sterowanie ręczne w małej skali działalności może jakoś funkcjonować. W pewnym momencie przestaje to jednak działać. Od pewnego etapu niezbędne są struktury, delegowanie odpowiedzialności (a nie tylko zadań) i sposoby na to, żeby ludzie wymieniali się informacjami (w końcu KPI to też informacja, która powinna przyspieszyć wyciągnięcie wniosku na temat działania określonego obszaru biznesu).

Kiedy jest problem z sprzedażą, a kiedy z produkcją?

Anegdota? Problem ze sprzedażą, jest wtedy jeżeli wchodzi się na halę produkcyjną o 15.05 i jest cisza. Problem z realizacją jest wtedy, gdy odrzuca się leady sprzedażowe ze względu na brak miejsca w planie produkcyjnym.

Błędna diagnoza rzeczywistych problemów.

Bardzo często zdarza się, że klienci błędnie diagnozują faktyczne przyczyny problemów, które występują w przedsiębiorstwie. W rzeczywistości firma to naczynia połączone. Zmiana czegoś w jednym miejscu wywołuje kaskadę ewolucji (trochę, jak z tym trzepotaniem skrzydeł motyla).

Błędna diagnoza może spowodować bardzo negatywne skutki i pogłębianiu się istniejących problemów, do których dojdą nowe, przy ponoszonych cały czas kosztach naprawiania tych źle zdiagnozowanych.

Technologia pomaga produkcji rozwiązywać problemy

Trzy obszary, gdzie technologia najszybciej może pomóc firmie produkcyjnej?

• Magazyn – Właściciel firmy np. nie ma magazynu. Fizycznie jest, ale brak jest obsługi wejścia i wyjścia towaru. Jakie zasoby są na magazynie, jaki budżet jest potrzebny? Żeby to zrobić trzeba by było zejść i rozejrzeć się po półkach, żeby cokolwiek znaleźć. Jeżeli nawet podstawiowe informacje o towarach są w systemie IT to znacznie łatwiej można dojść do tego, co tak naprawdę jest w firmie, gdzie to się znajduje i jak można to wykorzystać.
• Planowanie produkcji – kiedy co na daną maszynie ma być produkowane? Jeżeli to jest w excelu jest ok, do momentu aż nie trzeba szybko planu np. zmienić (chociażby ze względu na to, że nagle wpadło jakieś szybkie zamówienie, które od razu trzeba zrealizować).
• Zbieranie danych – jeżeli są maszyny, można wykorzystać je również do agregowania informacji tj. przyczyny przestojów, czy też ilości wyprodukowane. Każdy z obszarów firmy może być beneficjentem danych, które są fundamentem w zarządzaniu firmą produkcyjną.

Usługi konsultingowe w Polsce

Usługi konsultingowe cieszą się coraz większym zainteresowaniem w Polsce. Biznesy zaczynają zdawać sobie sprawę, że konsultanci mogą wnieść realną wartość do organizacji, jakim jest know-how i dźwignia w postaci wiedzy i analizy wielu różnych przypadków.

Wiedza konsultacyjna to nie jest jakaś czarna magia. Posiadać wiedzę, a móc ją przekuć w realne działania to dwie różne kwestie, stąd rolą konsultanta jest dopilnowanie, żeby pewne zmiany odbywały się w organizacji w sposób harmonijny i planowany.

Konsulting pomaga zmienić się firmie.

Założenie jest takie, że firmy nie zmieniają się od środka – tu jest właśnie potrzebny katalizator zmian. Bez tego może narastać frustracja, niezadowolenie ludzi. I tu z pomocą może przyjść konsulting.

Bariery w przeprowadzaniu procesu cyfryzacji, gdzie usługi konsultingowe mogą pomóc:

• Zaufanie – Firma jest kilka lat w procesie wyboru systemu. Każda firma może wiele rzeczy samemu zmienić, ale trzeba umieć dobrze wyważyć działania operacyjne i strategiczne. Do tego jest wiedza potrzebna.
• Od razu firma chce zmienić wszystko – Zróbmy przeskok z pisania na kartkach papieru na absolutną digitalizację wszystkiego. Przeskok technologiczny może być w takich sytuacjach zbyt duży i może nie dostosować się do niego kadra osób odpowiedzialnych.

Wdrażając systemy kawałek po kawałku mamy czas na testowanie i wprowadzamy poprawki w trakcie procesu uczenia się.

Usługi konsultingowe a nowe technologie

Wpierw jest potrzebna dobra analiza systemowa, dopiero później można rozpocząc wdrażania odpowiedniego oprogramowania.

Bardzo często spotyka się często jeden z dwóch scenariuszy: 

• Firma robi wszystko sama (specyfikacja, wybór, zakup, wdrożenie)
• Firma zleca cały proces na zewnątrz (szuka, żeby ktoś przyszedł z gotowym przepisem).

Najlepsze jest podejście hybrydowe. Gdzie klient końcowy, wspólnie z konsultantem budują pewną specyfikację i wymogi pod potencjalną digitalizację.

Usługi konsultingowe podsumowanie odcinka

Co zabieramy ze sobą z tej rozmowy?

• Trzeba dobrze organizację przygotować, żeby wdrożyć technologię i jest potrzebny partner, który technologię rozumie.
• Zarządzanie zmianą wśród ludzi. Można wiele rzeczy zautomatyzować, czy też usprawnić z wykorzystaniem oprogramowania i technologiii, ale wszystko wymaga odpowiedniej komunikacji i podejścia ludzi. Nieskuteczne długofalowo jest narzucenie ludziom nowych systemów, czy sposobu działania. Pamiętajmy, że nie tworzymy procesów po to, żeby powstawały dokumenty i segregatory, ale żeby realnie usprawniać współpracę między ludźmi.
• Przed budową fabryk przyszłości, można sporo rzeczy symulować, na co pozwala dobra analiza biznesowa wsparta technologią.

Dziś nie ma ucieczki od zmian technologicznych. Usługi konsultingowe mogą być dobrym początkiem do tego, żeby uporządkować firmę przed transformacją cyfrową. Ważne jest przekierowanie mocy obliczeniowej naszych mózgów w miejsca, gdzie może to mieć największe wymiernie efekty.

Zapraszam do zapoznania się z poprzednim wpisem i nagraniem związanym z procesy biznesowe.