System ERP – jak krok po kroku dokonać wdrożenia?

W dzisiejszym, trzecim już odcinku z serii dotyczącej systemów ERP, rozmawiamy o tym, jak krok po kroku dokonać procesu wdrożenia. Co w Cyfrowym Bliźniaku możemy wnieść do tematu? Dostępna wiedza dotycząca systemów oscyluje dziś w dużej mierze wokół zasobów czatu GPT. Dzielimy się z Wami czymś odmiennym i dzięki temu cennym – doświadczeniem człowieka. 

Wdrożenie ERP krok po kroku. 

Zaplanowanie wdrożenia

Etap wdrożenia systemu ERP powinien zostać poprzedzony sprecyzowaniem wymagań i celów. Implementacja ERP nieraz okazuje się największą rewolucją w historii firmy. Digitalizacja dotyka zarówno każdego procesu, jak i każdego człowieka w organizacji.  Załóżmy, że w firmie pracuje 100 osób. Każdy z pracowników przeznacza dziennie dokładnie pół godziny czasu na administrację. System każdemu z osobna odbierze te pół godziny zajęć. W rezultacie pozwoli to na oszczędności 600 tys. złotych miesięcznie na wynagrodzeniu, co w skali roku wyniesie aż 7 milionów.  

Rzeczywiste cele 

Pierwszym krokiem, przed rozpoczęciem wdrożenia, jest nazwanie wymagań. Możliwe, że cel osiągniemy dopiero za kilka lat. Perspektywa czasu może budzić obawy. We wdrożeniu ważny jest mindset: systemy informatyczne, z których organizacja korzysta, to są systemy, które ciągle będą żyć. MES, WMS, ERP i podobne nigdy nie staną w miejscu. W zakładzie produkcyjnym cały czas są: kupowane są nowe maszyny, przezbrajane i aktualizowane starsze. Proces ciągle trwa, systemy trzeba dostrajać. Realizujemy konkretny plan. Wydłużenie okresu celu ma szansę zwiększyć efektywność projektu. Jeżeli robisz coś pierwszy raz, nie jesteś w stanie tego dobrze zaplanować, że zrobisz to w rok. Masz szansę natomiast na bieżąco liczyć na pomoc specjalisty i uczyć się na własnych błędach.

Wybór dostawcy czy planowanie budżetu 

Co powinno być pierwsze – wybór dostawcy czy planowanie budżetu? Istnieją trzy role: firma doradcza, integrator oraz dostawca systemu. Może to być jedna, a mogą to być trzy oddzielne organizacje. Na pierwszym kroku warto zaangażować kogoś, kto będzie doradcą i szybko oszacuje budżet. Lepiej żeby koszt szedł później w dół niż w górę. Po dwóch, trzech rozmowach można określić, o jakich kwotach mówimy.

Zwrot z inwestycji

Trudno określić budżet na zakup czegoś, czego dotychczas nie kupowałeś i na czym się nie znasz. Każda firma sprzedaje swoje rozwiązanie. Każda firma zapewnia, że u niej będzie lepiej. Jak dobrze wybrać, skoro nie wiemy, czy milion to dużo, czy mało dla naszej organizacji? Od początku warto mieć kogoś, z kim można tego rodzaju dylematy konsultować. Podobnie jest z zakupem samochodu. Zakładamy, że masz budżet 100 000 zł. Nie wiesz, co jest teraz kultowe na rynku. Idziesz do najbliższego salonu Audi i mówisz, że podoba Ci się ten samochód. Doradca tłumaczy, że tu jest lepsze wyposażenie, lepsza klimatyzacja. Okazuje się, że koszt samochodu to dokładnie 500 000 zł. W tym momencie zdajesz sobie sprawę, że musisz pójść w inne miejsce. Konfrontujesz swoje wyobrażenie z tym, co oferuje rynek. Ważny jest potencjalny zwrot z inwestycji. W momencie ustalania celu ustalamy, za co płacimy – jaki może być zwrot. 

Change management

Kolejny krok to zebranie zespołu – change management. Ustalamy: kto powinien zebrać opinie, kto zajmuje się szkoleniami, kto zbiera feedback? Jak najszybciej komunikujemy wewnątrz organizacji to, że zdecydowano, że taki system zostanie wdrożony. Mogą w tym pomóc zewnętrzne firmy wdrożeniowe, konsultacji wdrożeniowi. Niektóre organizacje działają we własnym zakresie. Firma w ilości 50 pracowników nie ma komórki do transformacji cyfrowej. Konsultant na początkowych etapach będzie współpracować z osobą wytypowaną przez zarząd. 

Element strategii 

Spójrzmy teraz na przykład firmy rzędu 1000 zatrudnionych osób. Tutaj może być działać oddzielna komórka do transformacji cyfrowej. Wdrożenie systemu ERP jest często elementem całej strategii. Do zarządu stopniowo dołączamy poszczególnych managerów. Change management musi przejść przez kilka etapów. Najpierw prezes określa, co się będzie działo, jakie będą benefity. Następnie odbywają się warsztaty w grupach, w których konsultant przygotowuje managerów do kolejnych kroków. 

Proces implementacji ERP 

Podczas pierwszych rozmów dotyczących systemu ERP powstała ogólna koncepcja. Pojawiła się przestrzeń do skonfrontowania możliwości z oczekiwaniami. Dlaczego wybór dostawcy jest tak ważny? Wdrażamy system ERP związany na tu i teraz, ale nie możemy się zamykać na to, w jaki sposób będzie się sytuacja rozwijać. Dziś firma zatrudnia 50 osób, ale jeśli chcemy rozwinąć ją do 1000 pracowników, to wybrany dostawca musi umożliwiać nam dostosowanie ERP’a do tylu osób. Przy implementacji pojawia się pytanie – jak te rozwiązania będą funkcjonować w przyszłości? 

ERP częścią systemu 

Realnie ERP zarządza już obiegiem informacji. Czy moment wdrożenia ma dokładną datę?  Elementów włączania produkcji do systemu może być wiele. Czasami równolegle muszą działać dwa systemy. Grupa testowa ocenia, że tutaj to i to działa lepiej i porównuje dane, czy działa to poprawnie. Jeśli wszystko się zgadza, oddajemy ERP na produkcję. 

Migracja danych

Najpierw organizujemy i wdrażamy, a dopiero później wprowadzamy do systemu ERP dane. Jeżeli równolegle działa kilka systemów i nie ma jednego scalającego, możemy chcieć wszystko, co się w nich znajduje powiązać. W 2023 roku działa już ERP, ale dane historyczne pozwalają wyciągać wnioski i analizować na podstawie danych rok po roku, a nie dopiero od tego momentu. Zasilamy system nie tylko danymi, ale też wprowadzamy historię. 

Utrzymanie systemu

System ERP musimy stale rozwijać – nie tylko zaimplementować. Od momentu wdrożenia danego modułu musimy mieć świadomość, że trzeba go utrzymywać. Mogą występować m.in. problemy w komunikacji. Pojawia się potrzeba szkolenia użytkownika na bieżąco przez komórkę w organizacji lub outsource. Jeżeli kupujemy Microsoft Excel o wszystko dba Microsoft. Im bardziej customizowany dostawca ERP, tym bardziej jest to po jego stronie. Pojawiają się kolejne modułu, dołączają kolejne osoby, następne maszyny trzeba do tego dostosować. To powody, dla których istotny jest otwarty system. Musimy przemyśleć, na ile ten ERP jest obsługiwany przez nas, a na ile przez firmę zewnętrzną. Budżet jest konieczny w rozwoju i utrzymaniu. Systemy często są złożone z modułów, które trzeba dodać/nagiąć. 

Umowa z integratorem

We współpracy konieczne jest jasne określenie granic: co robi dostawca systemu? Czy ma zielone światło na działanie w organizacji? Czy dopuszczamy automatyczne aktualizacje? Ważne jest określenie, co robi komórka wewnątrz: czy łączy użytkownika z integratorem, czy ma pilnować oczekiwań, projektów, czy też fizycznie zajmuje się wdrożeniami. Czyja rola kończy się na początku? W pierwszej kolejności po proof of concept  możemy być niezadowoleni z integratora. System jest dobry, ale firma, która go wdrażała nam nie odpowiada. Warto mieć otwarte drzwi do jego zmiany.

Walidacja – czy osiągnęliśmy sukces?

Do określenia, czy wdrożenie zakończyło się sukcesem, potrzebujemy ustalonych na początku wskaźników. Jak obliczyć ROI (​​https://pl.wikipedia.org/wiki/ROI) przy wdrożeniu systemu ERP? Bierzemy pod uwagę: co chcemy uzyskać, jaki mamy budżet i kiedy ta inwestycja powinna nam się zwrócić. Proces lepiej wydłużyć i podzielić na etapy. Dzięki temu po każdym kolejnym etapie możemy obliczyć faktyczne ROI, wyciągnąć wnioski i wprowadzać korekty. 

Wnioski po (nie)udanym wdrożeniu

Niestety wnioski wyciąga się często dopiero wtedy, gdy jest już za późno. Wdrożenie ERP nie poszło po naszej myśli? Najczęściej jest to efekt nieudanego procesu zakupowego i źle zbudowanego planu transformacji od początku. ERP wydaje się największym i najbardziej rozbudowanym systemem w organizacji. Lekcja z ERP przyda się do innych procesów wdrażania nowych technologii i budowy standardów. Przejdziemy przez proces rozmów, które będą się powtarzały. Powtarzalne rzeczy pozwalają budować listę wymogów. Jeżeli dane serwery się sprawdziły, może warto, żeby kolejne też zastosować w organizacji. Bez standardów oczekiwania będą się rozmijać, a koszty przyszłościowe mogą nam się rozpłynąć. 

O czym za tydzień? Przemysł 4.0 – zapraszamy do kolejnego odcinka!