Zakup ERP – studium przypadku

W dzisiejszym odcinku Cyfrowego Bliźniaka przytaczamy z życia wzięty case study digitalizacji przedsiębiorstwa. Rozmawiamy o tym, w jaki sposób sformułować koncepcję wdrożenia systemu informatycznego do firmy. Pozostając w temacie implementacji ERPa odpowiadamy, jak podjąć właściwą decyzję zakupową. Jak nawiązać współpracę z kompetentnym konsultantem? Czyli wszystko, co musisz wiedzieć o case study zakończonym sukcesem. 

Rola konsultanta

Zanim przejdziemy do zalet i wad współpracy z konsultantem, zastanówmy się nad jego główną rolą. Mówiąc krótko – zadaniem konsultanta jest stworzenie case study procesu zakupowego w taki sposób, by zakończył się on powodzeniem. Wdrożenie wspierane jest albo przez firmę zewnętrzną albo osobę in house. Minusem drugiego rozwiązania jest fakt, że pracownik na etacie ma już czas wypełniony innymi zadaniami. Nie jest więc w stanie poświęcić 100% energii nowemu projektowi bez uszczerbku nad aktualnym. Konsultant to nie stały i dodatkowy etat. Doradca outsource wchodzi do pewnego momentu, czyli np. aż system będzie działał albo rozlicza się z nami godzinowo. 

Sprzedawca a konsultant 

Nazwa stanowiska sprzedawcy od pewnego czasu ewoluuje do profesji doradcy sprzedaży i tym podobnych. Sprzedawca ma dziś negatywny wydźwięk – kojarzy się z osobą, która za wszelką cenę chce opchnąć swój produkt, swoje rozwiązanie. Podobnie odbierany może być więc konsultant, który reprezentuję firmę X, a przy tym doradza w zakresie oferowanych przez nią rozwiązań. Alternatywą jest więc niezależny konsultant wdrożenia lub jasno postawione warunki na początku współpracy, do których wkrótce przejdziemy. 

Problemy in house 

Załóżmy, że w naszym przedsiębiorstwie preferujemy działania in house. Przy wdrożeniu pojawić się mogą dwa podstawowe problemy.

• Zawieść mogą m.in.: brak wiedzy, niewystarczające zasoby bądź brak dostępności czasowej. Projekt może się nie udać, a osoba, która wdraża coś in house nie ma doświadczenia z wielu różnych implementacji ERP w różnych firmach. Perspektywa jest zawężona. Nie da się być cały czas na bieżąco pracując na swoim etacie. 
• Jeżeli zespół in house, który ma już jakieś zadania, będzie musiał odstawić na bok dotychczasowe projekty i zająć się nowym wdrożeniem, nie zrobi wszystkiego na 100%. Każda osoba w firmie ma full time zająć. Kompetentny pracownik zaniedba to, co teraz robi, jeśli ma się zająć równocześnie czymś zupełnie nowym. 

Wady konsultanta

Jesteśmy w momencie, w którym postanowiliśmy nawiązać współpracę z zewnętrznym konsultantem. Jak wybrać osobę, która ma kompetencje i jest w stanie realnie na tym etapie pomóc? Jeżeli jesteśmy świadomi zagrożenie przy doborze doradcy, możemy im zapobiec. 

1. Pierwszy problem to stronniczość. Jeśli konsultant pracuje dla firmy X, będzie faworyzował jej rozwiązanie. Konsultant może wydawać się nieobiektywny chyba, że od razu zagramy w otwarte karty – tj. wasza firma może wziąć udział w przetargu, ale nie musi go wygrać. 
2. Cena konsultingu dla wielu utożsamiana jest z czymś zbędnym. Dopiero, gdy konsulting idzie równolegle z rozwiązaniem nie widać jego kosztu, nie widać tej opłaty. Powraca jednak temat stronniczości. Warto pamiętać, że koszt konsultanta zewnętrznego jest sposobem na zaoszczędzenie w dalszym procesie implementacji. 

Dodatkowe koszty 

Powracamy do tematu wyboru obiektywnego konsultanta. Problemem może okazać się wybór osoby, która ma kompetencje na danym etapie wdrożenia. Nie zawsze ta sama osoba sprawdzi się w przypadku skonsultowania, co wdrożenia. Jeśli etap konsultingu przebiegł pomyślnie maleje ryzyko, że dobra w branży firma źle wprowadzi wymogi. Jeśli prześlemy niesprecyzowaną lub samodzielnie stworzoną ofertę może się okazać, że specyfikacja będzie niewystarczająca, a do gry wejdzie firma wdrażająca system ERP, która będzie chciała na tych niedociągnięciach skorzystać. O wiele łatwiej wysłać gotową dokumentację wszystkim firmom do ofertowania niż każdemu płacić za dodatkowe formułowanie rozwiązań. 

Kompetentny konsultant 

Gdy chcemy kupić auto, zabieramy ze sobą kogoś, kto zna się na samochodach. Jeśli chcemy wdrożyć nowe rozwiązanie IT tak samo powinniśmy wiedzieć, że możemy takiej osobie zaufać. Jeśli zgłasza się do nas potencjalny konsultant lub sami zdecydowaliśmy się na kontakt z nim, możemy przeprowadzić taki sam proces rekrutacyjny, jak z przyszłym pracownikiem. 

Case study z życia

Spójrzmy na przykład wzięty z życia. Firma zajmująca się przetwórstwem chemicznym starała się zdefiniować i rozwiązać problemy in house. Szuka więc właśnie dostawcy ERP’a. Ku zdziwieniu konsultanta na pierwszą rozmowę połączyło się 10 osób. Wyczuwalne było poddenerwowanie sytuacją. Klient poprosił o przedstawienie oferty. Konsultant zapytał, w czym leży problem – rozwiązanie nie jest w końcu uniwersalne. W miarę postępowania rozmowy okazało się, że firma szuka systemu ERP, jednak żadna z dotychczasowych ofert nie spełnia ich potrzeb. Z niewiedzy założono, że system powinien pokazywać również aktualne informacje o stanach magazynowych na produkcji. Po przeanalizowaniu potrzeb można było stwierdzić, że 60% rozwiązań można dostosować, ale 40% to kwestia wdrożenia nie ERP, ale systemu MES. W takiej sytuacji warto poszukać zintegrowanego i rentownego systemu. Po wielu spotkaniach z różnymi konsultantami firma po raz pierwszy usłyszała, że takie programy w ogóle istnieją i dopiero w połączeniu spełnią ich oczekiwania. Dotychczas konsultanci ignorowali te 40% potrzeb chcąc sprzedać swój produkt. Po tylu rozmowach z różnymi ludźmi nikt nie spojrzał obiektywnie, ale za wszelką cenę chciano przedstawić rozwiązanie, które ktoś przyniósł w przysłowiowej walizce. Trwające 1.5 godziny spotkanie z uczciwie stawiającym sprawę konsultantem, pozwoliło zrozumieć, w czym leżał problem. 

Udana współpraca

Digitalizacja przemysłu wymaga wsparcia kompetentnej osoby. Wiele zależy od konkretnego case’a ale zarówno pracownik in house jak i konsultant zewnętrzny muszą posiadać potrzebą ku procesowi wiedzę. Osoba in house może mieć trudność z nadążaniem nad obecnymi trendami i przewidywaniem potencjalnych problemów. Współpraca z doświadczonym konsultantem zakłada, że nie są to tylko działania tu i teraz. Profesjonalna analiza pomaga przygotować się pod możliwe scenariusze, które będą działy się przez najbliższych kilka lat.