Procesy biznesowe to pierwszy krok do digitalizacji

Dwunasty odcinek podcast Cyfrowy Bliźniak poświęcamy Małym i Średnim przedsiębiorstwom w Polsce. 

Nasz gość Michał zajmuje się konsultingiem strategicznym, gdzie pomaga firmom w odpowiednim poukładaniu procesów biznesowych, co umożliwia skalowanie przedsiębiorstwa i lepsze przygotowanie do wdrażania rozwiązań systemowych z wykorzystaniem np, systemów IT.

Procesy bisnesowe i różnice w podejściu w różnych branżach

Z doświadczeń Michała firmy z branży produkcyjnej częściej analizują koszty i przyczyny poszczególnych wydatków.

W przypadku usług stanowi to większe wyzwanie (trudniej pewne rzeczy zmierzyć i jednoznacznie przypisać do konta danego projektu). Sporo miejsca poświęciliśmy w naszej dyskusji alokacji kosztów w kontekście kont analitycznych bezpośrednio powiązanych z tworzeniem wyrobu gotowego, czy usługi oraz podejścia do tego, w jaki sposób można rozliczyć koszty pośrednie.

Firmy produkcyjne, które zaczynały swoją przygodę biznesową od produktu, który przyjął się na rynku i cały czas go rozwijały, przeżywały organiczny wzrost. Przy większej skali przedsiębiorstwa pewne metody przestały działać.

Procesy biznesowe a technologia

W pewnym momencie musi dojść do ewolucji w sposobie zarządzania, który może zostać zaczerpnięty z znacznie większych firm. Pracownicy budując kompetencje muszą umieć w odpowiedni sposób wykorzystywać technologię do tego by sprawniej działać w złożonym rosnącym organizmie, w jaki ewoluuje ich biznes.

Fundamentem są zatem odpowiednio dopasowane procesy do kultury organizacyjnej, dobrze zbalansowany zespół i technologia, która je spaja (by do tego doprowadzić trzeba dobrze zbudować wspólną koncepcję i przeprowadzić proces zmiany).

Mapa procesu

Michał pracuje głównie z firmami, które widzą, że trzeba coś zmienić i pomaga przejść przez ten proces zmian od samego początku. Naturalną kolejnością jest na początku określenie procesów, później zbudowanie dokumentów, które ułatwią wymianę informacji by w kolejnym kroku przycisnąć pedał gazu digitalizacji (by zastosować rozwiązania systemowe).

Efektem pracy konsultanta jest mapa procesu, która może być dobrym początkiem do tego by rozpocząć pracę nad transformacją cyfrową przedsiębiorstwa (choć do tego jeszcze stosunkowo daleko). Bardzo ważne poza uporządkowaniem samych procesów, jest również pomoc w wyciągnięciu pewnych rzeczy, które wyłącznie są w głowach ludzi, którzy działają od dłuższego czasu w określony sposób. Wiedza zawsze powinna zostać w organizacji.

Procesy biznesowe i jak przebiega ich budowanie?

Co jest efektem pracy, jakim jest budowania procesów?

• Cele – Firma jest niezależna od osób, które odpowiadają za różne obszary biznesowe.
• Mierzone są efekty pracy na bieżąco oraz zdobywana jest wiedza myślenia procesowego.

Jako przykład weźmy na tapet zarządzanie magazynem.

• Sytuacja przed: – Jest towar na półkach, który ludzie pobierają kiedy im się podoba. Nikt nie wie ile i tego jest i gdzie. Brak zdejmowania tego stanu i gospodarki magazynowej.
• Jak to wygląda w trakcie – Każdy z kroków musi zostać zdefiniowany na pewnym poziomie ogólności. Budowany jest schemat przepływów i odpowiednie dokumenty. To jest punkt wyjścia do uchwycenia uporządkowanego stanu zerowego.
• Stan Po – Na tej podstawie można wprowadzić usprawniania samej pracy, a następnie pomyśleć nad wprowadzeniem technologii (np. system WMS, czy ERP).

Efekt źle przeprowadzonego klonsultingu

Zdarza się spotkać sytuację, w której przychodzi ktoś kto w firmie ma za zadanie uporządkowanie pewnych działań, spisanie dokumentów. Powstają tony dokumentacji, które na końcu są wręczane załodze z hasłem “Tak teraz będziemy działać”.

Jak można to przeprowadzić lepiej? Procedury i standardy nie są wyryte w kamieniu. W praktyce są one sposobem na uporządkowanie pracy i podlegają nieustannej aktualizacji. Bo zmienia się wszystko. Rynek, klienci, możliwości, pracownicy.

Procesy biznesowe i procedury  zmieniać też się muszą. Często brak jest opiekunów i coachów wewnętrznych powoduje, że wypracowane standardy nie są wystarczająco silnie zakorzenione, przez co wraca się do działania po staremu. Mamy chęć zrobienia pracy dobrze, ale po linii najmniejszego oporu (tak już mamy jako ludzie). Każdy z nas ma naturalną tendencję do tego, żeby pewnymi rzeczami zajmować się chętniej, a inne odkładać na później. I w taki właśnie sposób wraca się do działania “po staremu”.

Zapoznaj się również z naszym wpisem i nagraniem na temat System plc – Jak może pomóc w biznesie?