Change management – czym jest? 

Dowiedz się, w jaki sposób zarządzać zmianą w  przedsiębiorstwie

Modernizacje w firmach manufacturingowych są nieodzwone. Zadaniem zarządzających zmianami jest prowadzenie w tym pracowników już od samego początku procesu. W change management prawdziwym wyzwaniem jest dbanie o to, aby poszczególne osoby świadomie nabywały nowe umiejętności i rozumiały sens wprowadzanych rozwiązań. Od tej pory zmienia się bowiem cały sposób zarządzania. Czym jest change management? Jak zarządzać zmianą w firmie? Tym tematom poświęciliśmy dzisiejszy odcinek Cyfrowego Bliźniaka.

Kiedy mówimy o change management? 

Change management (https://pl.wikipedia.org/wiki/Zarz%C4%85dzanie_zmian%C4%85) to zbiór wszystkich działań, które podejmujemy przy wprowadzaniu wszelkich transformacji w przedsiębiorstwie. Jeśli do tej pory pracownik pisał raporty na kartce papieru, a teraz ma to zostać zautomatyzowane, zmienia się coś więcej niż sam zapis. Zmienia się w ogóle sposób zarządzania, a przy tym sposób funkcjonowania tego konkretnego człowieka. Co ważne – change management nie jest jednorazowym wydarzeniem mającym miejsce raz na 10 lat, które można zamknąć w zwięzłym schemacie. Zmiany na różnych warstwach dzieją się każdego dnia. Jedną rzeczą jest bardzo szeroki cykl zmiany, jak np. ten związany z rozwojem technologii bądź przekształcaniem rynków. Druga kwestia to zmiana wewnątrz samej firmy. Często niesłusznie o change management mówimy dopiero w momencie implementowania zmian w produktach lub usługach, ponieważ proces ten dzieje się znacznie wcześniej. Change management ma miejsce codziennie. Duże wdrożenia wymagają szczególnej uwagi, ale i świadomości, że nie jest to droga od a do z, ale działania ciągłe. Od czego powinniśmy więc zacząć?

Pierwszy etap – identyfikowalność potrzeby zmiany

Przejdźmy zatem do pierwszego procesu w change management. Wszystko powinno rozpocząć się od identyfikowalności potrzeby. Chęć zmiany może wynikać z bardzo wielu czynników: dostosowania do standardów klienta, obowiązku sprostania standardom kontroli jakości bądź wdrożenia do firmy systemu traceability (https://cyfrowyblizniak.eu/podcast-cyfrowy-blizniak/traceability/) . Na początku musi zostać sprecyzowany cel, który chcemy osiągnąć. Pomocą może okazać się osoba z zewnątrz, która obiektywnie zobaczy, co jest możliwe i co mogłoby przynieść największy ROI (czyli zwrot z inwestycji). Change management może dotyczyć zmiany w obrębie pracy przy jednej maszynie, ale i na całej linii – sposób pracy ewoluuje na określoną skalę. Im wcześniej przygotujemy osoby, które dotyczy zmiana na jej nadejście, tym lepiej. Z naszego punktu ulepszenie może wydawać się błahe. Widzimy potencjał na zmianę na lepsze. My możemy pomyśleć: “przecież oni będą mieli łatwiej, nie będą musieli tyle ręcznie pisać”. Ta osoba nie widzi jednego naszego toku myślenia. Jeśli postawimy ją przed faktem dokonanym, skażemy ją tym samym na zamęt i niezrozumienie. Pozornie pozytywna zmiana, może wywołać spore zamieszanie. 

Planowanie zmiany 

Planowanie zmiany jest etapem, w którym z pomocą mogą przyjść doradcy z odpowiednim doświadczeniem. W tym momencie osoba z zewnątrz może udzielić ważnych wskazówek, pokazać możliwe rozwiązania optymalizacji i porozmawiać z pracownikami wewnątrz firmy. Doradca spoza organizacji jest w stanie wychwycić rzeczy, których dyrektor mógł dotychczas nie dostrzegać. W takiej sytuacji przeprowadza się rozmowy z pracownikami, których zmiany mają dotyczyć lub z którymi mają już do czynienia. Przykładem są pytania w kierunku osób na linii, która została już zautomatyzowana – czy rozumieją dlaczego tak się stało, czy jest to dla nich wygodne? Być może intencje były dobre, ale proces zmiany został źle przeprowadzony. Jest to ryzyko, które trzeba uwzględnić na etapie planowania. Ważna jest odpowiedź na następującą wątpliwość: “czy dany pracownik będzie umiał pracować w tak zdigitalizowanym środowisku?”.

Czas na wprowadzenie zmiany

Moment samego wprowadzenia zmiany bywa krytycznym etapem całego sukcesu. Przykładowy Jacek lub Karol, którzy do tej pory zapisywali wszystko ręcznie, muszą od teraz wprowadzać raporty na tablecie. Trzeba ich nie tylko zachęcać i pokazywać, jak to działa, ale i czuwać nad tym, jak sobie radzą z nowymi zadaniami. Podstawą udanego change management jest komunikacja. Dotyczy to całego procesu – od ogłoszenia restrukturyzacji aż do samej realizacji. Czasami zmiany zależą od czynników zewnętrznych (jak np. nowe wymogi klienta, kryzys na rynku), innym razem są efektem rozwoju przedsiębiorstwa. Niezależnie od powodów, musimy zadbać o to, by wszyscy w tym procesie zostali zaopiekowani. Musimy pokazać, że po zaadaptowaniu będzie się łatwiej pracować, czeka ich zmiana na lepsze i dlaczego tak właśnie się stanie.

Monitorowanie zmiany

Tymczasem przechodzimy do kolejnego z etapów zarządzania zmianą. Usprawnienia zostały wdrożone. Czy proces możemy uznać za zamknięty? Absolutnie nie. Przychodzi moment na monitorowanie zmiany. Czy stała się dla pracowników oczywista? Na początku było duże skupienie, poszczególne osoby opanowały nowe umiejętności. Przez pierwszy tydzień nie było problemów. Pojawiają się ewentualna kwestia kolejnych ulepszeń. Jeśli mamy przykładowo strategię 2030 cyfryzacji firmy produkcyjnej, możemy etapowo przechodzić na digitalizację raportowania. Początkowo zaczynamy od kilku maszyn. Prowadzimy prawidłowy change management, dbamy o komunikację. Docelowo chcemy zmianę przeskalować na wszystkie linie produkcyjne. Kontrola na każdym etapie powinna tak naprawdę dziać się przez cały czas – nie tylko przez początkowe tygodnie zarządzania zmianą. Ważny jest też dobór narzędzia do kontroli. Monitorowanie i kontrolowanie muszą mieć punkt odniesienia. Postanawiamy więc, czy naszym wyznacznikiem będą ankiety pracownicze (czy dobrze się w praktyce pracuje, czy jest obiecana zmiana na lepsze), sprawdzanie rotacyjności bądź użycie dostępnych narzędzi.

Utrwalanie zmiany w organizacji

Kolejno nadchodzi czas na utrwalanie zmiany w organizacji. Jest to następny etap change management, który nie może być lekceważony. Do przedsiębiorstwa stale dochodzą nowe osoby, które trzeba odpowiednio przeszkolić, na produkcji każda ze zmian musi działać w ten sam sposób. Jeśli praca nie zostanie utrwalona, ludzie wrócą do sposobu sprzed niej. Czasami, gdy działania są wymuszone, nie wrócą stare schematy, ale pojawią się tendencje, by obejść pewne procesy. Pracownicy intuicyjnie zaczynają robić pewne rzeczy po swojemu, gdy intensywna kontrola procesu dobiega końca. Zapobieganie takiej sytuacji jest możliwe, jeśli wcześniej zrozumiano indywidualne korzyści z nowego rozwiązania. Wraz z czasem następuje zderzenie z rzeczywistością – czy rzeczywiście jest tak, jak na obiecano, czy zmiana na lepsze się sprawdza? Jeśli procesy są zrozumiałe, a pracownicy się z nimi utożsamiają, nikt nie szuka furtek i obejść. Warunkiem prawidłowego utrwalenia zmiany jest poprawne prowadzenie change management od samego początku. 

Ciągłe doskonalenie

Ostatni z etapów zarządzania zmianami w organizacji jest równocześnie najbardziej oczywisty, a przy tym nierzadko pomijany. Nazywamy go ciągłym doskonaleniem. Zmiana dzieje się cały czas, więc change management nie powinien się kończyć. Jeśli wdrażamy duży projekt IT, możemy pomyśleć nad firmą zewnętrzną, która będzie pomocna na etapie samego wdrożenia. Change management nie może się jednak kończyć w momencie zakończenia tego rodzaju współpracy. Przeszliśmy od a do b – jeśli nie przejdziemy do c, wszystko może pójść na marne. Inaczej sprawa wygląda w przypadku firmy, która od wielu lat nic nie zmieniała, inaczej w przypadku firmy, w której DNA jasno plasuje się tzw. continuous improvement. Podejście możemy zauważyć w początkowych etapach podczas rozmów z pracownikami. Każda zmiana wiąże się ze strachem. Bez komunikacji pracownik sam niepotrzebnie dopowiada sobie historię. Umiejętne prowadzenie zarządzania zmianą pozwala temu skutecznie zapobiec. Musi to wybrzmieć codziennie. Spektakularne i dotychczas rzadkie reformy w firmach mogą potrzebować doradcy z zewnątrz.

Take away dzisiejszego odcinka

Integralnym elementem change management jest stworzenie pracownikom przestrzeni na opanowanie nowych umiejętności przed samym ich wdrożeniem. Szkolenia i warsztaty nie są osobnym etapem, ale ich częścią. Mają za zadanie zmniejszyć strach i awersję do zmian. Nauka nowych change liderów ma sens niezależnie od tego, w jakiego rodzaju firmie prowadzimy. Jeśli zmiana jest duża warto, aby zajęła się nią osoba odpowiednio do tego przygotowana. Każdy kto ma zespół powinien docelowo taką transformacją umieć zarządzać. Warto podkreślić, że change management nie dotyczy wyłącznie firm produkcyjnych. Każdy człowiek funkcjonuje w podobny sposób. Nikt z nas nie lubi stawać przed faktem dokonanym. Jakie kroki należy podjąć, jeśli chcemy zarządzać zmianą w organizacji? Po pierwsze komunikujemy: “dlaczego?”. Pokazujemy indywidualne korzyści, przełamujemy stach. Pokazujemy wyższy sens, komunikujemy kolejne kroki i to, co ma się dzięki temu zadziać. Niezależnie od rodzaju zmiany – nowego telefonu, wdrożenia systemu IT oraz awansu musimy zarządzać zmianą tak, aby pracownik poczuł się częścią całego procesu.