Systemy ERP – w jaki sposób mogą pomóc Twojej firmie? 

W dzisiejszym odcinku Cyfrowego Bliźniaka rozmawiamy o systemie ERP i jego przeznaczeniu. Pokazujemy znacznie systemu w działaniu różnego rodzaju przedsiębiorstw. ERP to rozwiązanie wdrażane także w firmach usługowych – nie tylko na produkcji. Na czym polega fenomen systemu i na co musisz zwrócić uwagę przed wdrożeniem? Analizujemy temat krok po kroku. 

Do czego służy ERP?

ERP to system, który służy do koordynowania procesów biznesowych. ERP to skrót od angielskiego: Enterprise Resource Planning, czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa. Jest to inaczej system informatyczny, na którego składają się różne moduły, uzależnione od potrzeb. Jaki przyświeca im cel? Przede wszystkim jest to automatyzacja służąca lepszemu zarządzaniu firmą i dążeniu do bycia skuteczniejszymi. 

Początki ERP

Początki ERP sięgają firm produkcyjnych. Tamtejszy system pojawił się dokładnie w przemyśle, choć działał na nieco innych zasadach. Dziś ERP dotyka każdej branży: sklepu, zakładu fryzjerskiego, przychodni i wszystkich innych miejsc. Systemy są tam obecne mimo, że jako konsumenci czasami ich nie dostrzegamy. ERP scala cały biznes. To, jaki ERP utrzymuje obszar, zależy od tego, jak został zbudowany. HR, czas pracy, decyzje kadrowe, koszt utrzymania pracowników, zakupów – ERP może dotyczyć każdego z obszarów. Gdzie wszystko się zaczęło? W latach 80 do hurtowni wprowadzano system DOS. Pojawiła się pierwsza baza tego, co jest w magazynie. Wpisujemy hasło i wiemy – ile tego jest, gdzie to się znajduje i jaki jest inwentarz. Dawniej trzeba było to fizycznie znaleźć – już wtedy zaczął robić to system. 

Stany magazynowe i… 

Na początku rewolucji zmieniał się wewnętrzny obieg towaru. Hurtownia to jeden duży magazyn. Produkcja to znów różne magazyny w poszczególnych częściach zakładu. W przemyśle pojawiło się zapotrzebowanie na zarządzanie tego rodzaju zaopatrywaniem. Lata 90 to początki bardziej zaawansowanej modułowości. Pojawiło się narzędzie stricte informatyczne o real date’a. Stopniowo rozwiązywano najbardziej dokuczliwe z problemów. Pracowano nad dostępem do informacji tego, co jest na magazynie. Później pojawiły się także kwestie finansowe. Następnie zautomatyzowana została m.in. księgowości. Moduły CRM pomogły w zarządzaniu relacjami z klientami – udało się wyjść poza działania in house. Zagregowane dane w jednym miejscu dały szansę na podejmowanie odpowiednich decyzji. 

Moduły dobrane do organizacji

W danym przedsiębiorstwie może być nawet kilkadziesiąt modułów do uporządkowania. Które wybrać? Początkowo dane nie były agregowane, ale tylko zbierane. Teraz jako handlowiec wiem, czego na magazynie jest aktualnie dużo. Staram się więc teraz sprzedać to, czego kończy się np. data przydatności. System ERP jest zupełnie inaczej zbudowany dla firmy produkcyjnej i inaczej dla usługowej. Docelowo moduły służą do zautomatyzowania i skomunikowania danego obszaru biznesowego. Nie chodzi o to, żeby magazynier miał dostęp do danych o finansach. Do tego służą poziomy i prawa dostępu. Wszyscy patrzymy na to samo, ale każdy ma inny interfejs tego, co widzi. Wybór modułów zależy od rodzaju działalności. 

Korzyści ERP

 

Które wartości są najważniejsze? Po pierwsze – synchronizacja komunikacji. Ktoś przyjmuje towar w magazynie dzięki czemu księgowy wie, jakie faktury musi przyjąć. Synchronizacja pomiędzy działami dzieje się w czasie rzeczywistym. Następną ważną kwestią jest planowanie – zakupy, inwentarz, etc. Mając kilka kontekstów wewnątrz jednego systemu sprawiamy, że możemy więcej rzeczy planować. Dzięki ERP jesteśmy na bieżąco. Jeśli działamy na papierze lub w Excelu znalezienie informacji zajmuje wiele czasu. W ERP dostępne są także informacje, które pozwalają przyspieszyć kontakt z klientem.

Przemyślane wdrożenie systemu

Dotychczas niektóre dane nie były połączone. Czy słusznie? Nie trzeba na siłę mieć wszystkiego w ERP. Wiele zależy od podejścia firmy. W systemie wszystko powinno odbywać się na pewnym, określonym poziomie szczegółowości. Dla ERP nie jest ważna temperatura spawania, ale fakt, czy w ogóle się ono odbyło i czy zakończyło się sukcesem. Od szczegółów jest m.in. system MES. ERP to cała relacja z klientem – konkretne oferty, dane i faktury. Bardzo specyficzno-branżowe tematy niekoniecznie są tam użyteczne.

ERP dla produkcji 

Na rynku dostępnych jest coraz więcej systemów ERP. Jak we wszystkim pojawili się giganci branżowi. Znane rozwiązania to m.in. SAP, Microsoft Dynamics lub IFS Applications. Mamy do wyboru gigantyczne systemy, ale równolegle w grę wchodzą także rozwiązania pudełkowe. Gdzie leży ryzyko? Jeżeli wdrożyliśmy system niewystarczający, ale jest gotowy, żeby go rozszerzać, jesteśmy w bezpiecznej sytuacji. Nie musimy wyrzucać obecnego ERP i budować na nowo. Jeśli firma jest duża, jeśli się rozwija, może pojawić się potrzeba customowego rozwiązania. 

Korzyści ERP na produkcji 

Jeżeli popatrzymy na firmę usługową, ważniejszy może być ERP dla modułu np. księgowego. Istnieją systemy dedykowane szczególnie do pewnych branż. Co się dzieje w przypadku zakładów przemysłowych? Każda firma ma jakiś plan produkcji i ustalone zasady, jakie jest rozliczenie tego planu. Pojawiają się także różne obszary specyficzne: np. dokumentacja, która musi być dostarczona do klienta. System ERP musi być gotowy na współpracę z innymi systemami, które są używane wewnątrz w firmy. Potrzebne jest rozwiązanie modułowe, skalowalne, dostosowane do produkcji. Firma posiada już na ten moment jakiś system planowania, np. WMS. Pojawia się pytanie, czy zadaniem ERP jest współpraca czy docelowo zastąpienie tych systemów. 

Optymalizacja kosztów

ERP pozwala poszerzyć nam wiedzę dotyczącą tego, jakie ponosimy poszczególne koszty. Czy wiemy, jakie mamy Bill of materials? Dzięki ERP otrzymujemy łatwo dostępne informacje o kadrach i płacach. Ludzka praca jest największą dźwignią, ale i największym kosztem dla firmy. W przypadku firm produkcyjnych tych kosztów jest bardzo dużo. Stosunek opłat energii do kosztu pracy człowieka może okazać się nieproporcjonalny. ERP pozwala nam wysnuwać tego rodzaju wnioski. 

System dedykowany vs pudełkowy

ERP to rozwiązania: dedykowane bądź pudełkowe. Jak to wygląda w praktyce? Jeżeli kupujemy samochód popularny na polskim rynku, łatwo będzie o dostępności jego części. 

Jeśli zdecydujemy się natomiast na samochód, który jest wyjątkiem w naszym kraju, jego serwisowanie może przysparzać problemów. Wiele firm, które miały doświadczenie z konkretnym ERP “x”, a niewiele z ERP “y”. System powinien z definicji był otwarty. ERP powinien scalać różne moduły. WMS zawiera bardziej szczegółowe informacje – ERP bardziej ogólne. Przed wdrożeniem konkretnego systemu pojawia się pytanie. Czy takie systemy są osobno tymczasowe i zostaną scalone? 

ERP w przyszłości

Co czeka systemy ERP w przyszłości? Co zdominuje rynek?

1. Sztuczna inteligencja będzie odpowiedzialna za dostarczanie wniosków z tego, co mamy i w jakiej kondycji jest nasz biznes. Dzięki AI będziemy wiedzieć, jak zmieniają się trendy w naszej branży. Analizowane będą dane i potrzeby klientów na podstawie dostępnych raportów – także związanych z konkurencją. W tym momencie nikt tego nie czyta, bo nikt nie ma to czasu. Sztuczna inteligencja zrobi to za człowieka i powie wprost: to rób tego, a tego nie rób. 
2. Przyszłością będzie także chmura, cloud, czyli outsourcing zbierania danych, w którego stronę firmy idą coraz to bardziej. Z roku na rok firmy będą przechodzić na przechowywanie danych poza wewnętrzną strukturą. Tym samym obniżą się koszty utrzymania infrastruktury. 

AI na Twoim stanowisku 

AI, czyli sztuczna inteligencja pomaga zderzyć sytuację firmową z rynkiem. Pozwala to na porównanie poziomu sprzedaży z danymi dostępnymi od konkurencji. Wprowadzamy dane ręczne, ale AI je raportuje, co jest niezbędne do pracy na danym stanowisku. Sztuczna inteligencja jest w stanie aktualizować interfejs systemu do sposobu, w jaki ja, jako użytkownik pracuję. Co dla mnie jest najważniejsze? Personalizacja. Jakie mam przyzwyczajenie? Pracuję z dostosowanym do siebie systemem, dzięki czemu pracuję szybciej i efektywniej. 

Take away odcinka 

Jeśli prowadzisz firmę, która zatrudnia więcej niż 5 osób, to system do kontrolowania zasobów jest Ci potrzebny. Optymalizacja biznesu jest czymś, bez czego trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa. Bez ERP nie wiesz, że tracisz pewne możliwości lub przepalasz koszty. Jeśli nie zarządzamy czasem i finansami tracimy – organizacja płaci za to więcej niż za wdrożenie ERP. System ERP niesłusznie kojarzy się z dużymi firmami. Potrzeba wdrożenia systemu pojawia się w przedsiębiorstwie już o 5-10 osobowej załodze. 

Zainteresował Cię temat ERP? Prowadzisz własną działalność i zastanawiasz się nad wdrożeniem tego rodzaju systemu? Czy jest coś, o co chciałbyś zapytać lub dodać od siebie? Zapraszamy Cię do skomentowania dzisiejszego odcinka.