System ERP – o co zadbać przy zakupie systemu i na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu?

 

W dzisiejszym odcinku Cyfrowego Bliźniaka kontynuujemy rozmowę dotyczącą systemu ERP. Zastanawiamy się, o co zadbać, by zakup systemu zakończył się sukcesem? Czym różnią się od siebie konkretne rozwiązania? I na co szczególnie warto zwrócić uwagę? 

Czas na bardziej zaawansowany podcast dla przedsiębiorców zainteresowanych wdrożeniem ERP. 

 

Świadomość kosztów

 

O tym, czym jest system ERP i jakie wartości ma szansę wnieść do firmy, mówiliśmy w poprzednich odcinkach. Dziś idziemy o krok dalej. Czego musimy być świadomi decydując się na digitalizację przedsiębiorstwa? Częstym problemem okazuje się krótkoterminowe patrzenie na koszty i brak ich świadomości. Zagrożenie to dotyczy w dużej mierze małych firm. W dużych spółkach nad wdrożeniem systemu pracuje więcej osób. Niezależnie do wielkości spółki – świadomość kosztów wpływa na wybór systemu ERP.

 

Rodzaje rozwiązań 

 

Przy wyborze systemu ERP staniemy przed wyborem rozwiązania dedykowanego ogólnobranżowego lub dedykowanego do poszczególnych branż. Na rynku dostępne są systemy w praktyce gotowe, które jesteśmy w stanie skonfigurować w ciągu kilku godzin. W przypadku firm produkcyjnych nie jest to jednak tak łatwe. Na hali produkcyjnej pojawia się kilka różnych obszarów, które ze sobą współpracują i wymagają bardziej zaawansowanego ERP. Co może okazać się kluczowe przy wyborze? Sprawdź, co jest popularne w Twoim kraju.

 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze?

 

Jeżeli zdecydujemy się na wybór systemu ERP dedykowanego pod daną branżę, warto mieć na uwadze możliwości personalizacji systemu. Czy w przyszłości będzie można rozbudować go o kolejne moduły? W procesie digitalizacji uczestniczy dostawca rozwiązania oraz jego integrator. Na ile system jest znany w naszym kraju i ilu ma integratorów? Załóżmy, że współpraca z jednym z nich okazała się nietrafiona. Możemy też chcieć dać przetarg na wdrożenie funkcjonalności. Ważne, żeby nie było monopolu na dostarczanie systemu. Jeśli w naszym kraju więcej osób zna wybrany ERP, otrzymamy większe wsparcie techniczne.

 

Koszty wdrożenia a koszty utrzymania

 

Koszty wdrożenia kontra koszty utrzymania – jak firmy je analizują? Pułapką rozwiązań pudełkowych jest krótkowzroczne patrzenie. Widzimy, że dziś 5 tysięcy rozwiąże większość naszych problemów. Zmiana w tego rodzaju gotowym systemie ERP w przyszłości wymaga jednak takiego nakładu pieniędzy, że staje się nieopłacalna. System gotowy składa się z modułów, których część można odblokować – ale nie wszystko da się dostosować. Nie wszystko jest możliwe, a przy tym opłacalne. Koszty wdrożenia są jasne, ale koszty utrzymania nie zawsze – często nie bierzemy ich pod uwagę. 

 

ERP kontra inne systemy

 

Przy zakupie systemu ERP ważną kwestią jest także jego integracja z systemami, z których na ten moment korzystamy. To często pułapka rozwiązań zamkniętych, dotyczy ona m.in. systemu MES w firmach produkcyjnych. Siłą rzeczy tego rodzaju systemy nie są w stanie być otwarte na wszystko. Czasami trzeba ręcznie replikować dane. Magazynowy system WMS jest w firmie od lat, ale w ERP pojawia się obsługa magazynu, która ze sobą nie współpracuje. Te same dane trzeba dwa razy wprowadzać w dwa różne miejsca. 

 

Wszystko w jednym systemie

 

Czy rzeczywiście w systemie ERP musi docelowo znaleźć się każdy z obszarów? Jest to cel, który trzeba umieć dobrze w organizacji wyważyć. Z poziomu osoby zarządzającej wszystko staje się dostępne z poziomu kilku kliknięć. W systemie powinny być dane dotyczące tego, co przyjmuje przyjmuje firma i co z niej wychodzi, m.in. obsługa faktur, dane dotyczące surowców etc. Pojawia się jednak pytanie, na jakim poziomie szczegółowości musi to być w jednym miejscu. 

 

Wszystko w ERP – zagrożenia 

 

Załóżmy sytuację, w której cała nasza firma opiera się na systemie ERP. Jeden dostawca  ma u nas monopol. Jeśli ten integrator ma problem, jest zagrożenie, że my dostaniemy rykoszetem. Przyjmijmy, że firma, która dostarcza system zamknięty zamyka biznes z jakiegoś powodu. Nie pozostaje nic jak zakup nowego systemu. Siły rynkowe grają rolę. 

 

Szanse jednego systemu

 

Jakie są główne zalety systemu, który scala wszystkie informacje? 

 

• Przepływ informacji pomiędzy wszystkimi systemami. Dane w jednym miejscu pozwalają sprawnie raportować np. poprzez Business Intelligence: magazyn, pensje pracowników, koszty surowców itp. Dane znajdują się w tym samym systemie, więc można to łatwo ubrać w jeden raport. 

• Tego rodzaju raportowanie w jednym miejscu ma mniejszy poziom błędu, dzięki czemu zarządzanie jest bardziej efektywne. 

 

Obciążony system

 

Jeżeli jeden system ma bazę danych, która ma wszystko, baza staje się ogromna. Taki system ERP może przez to działać mniej wydajnie – jeśli mamy setki tysięcy rekordów, to znalezienie tego jednego rekordu trwa o wiele dłużej. Z tego powodu ważne jest warstwowe zbieranie danych i decyzja o tym, co system ERP powinien zawierać, a co lepiej zostawić w innym miejscu. 

 

Awaria całego systemu

 

Jakie jest potencjalne zagrożenie przechowywania wszystkiego w jednym systemie ERP? Awaria jednego dużego systemu może doprowadzić do zatrzymania pracy w całej firmie w jednym momencie. Ranga jest duża, ale czy zdarza się często? Ryzyko zależy od tego, na czym wszystko jest oparte. Jeśli system jest w chmurze, to awarię powoduje głównie zerwany światłowód, tj. brak internetu – brak dostępu do systemu. Świadomość takich zagrożeń pomaga się przed nimi uchronić. 

 

Pytania przed zakupem

 

Jakie pytania ze strony specjalisty są kluczowe przed zakupem ERP? Przede wszystkim trzeba zrozumieć, na ile firma jest gotowa, żeby kupić rozwiązanie informatyczne. Jakie są doświadczenia z dotychczasowymi rozwiązaniami? Jakie są główne problemy, które chcemy poprzez system rozwiązać? Skąd wzięła się motywacja akurat do systemu ERP? Jeżeli to układa się w jeden obraz i jest to przemyślane i potrzeby i możliwości są ze sobą zmatchować, możemy wejść na pewien poziom detalu. Najpierw: chcę system ERP – to wychodzę z założenia, żeby zwalidować to, czego potrzebuję. Wiele się składa: potencjał na rozwój, wielkość organizacji, zasoby kadrowe. Pada decyzja. Co dalej? 

 

Potrzeby użytkowników

 

Pada decyzja o zakupie systemu ERP. Nazywane są potrzeby użytkowników. Najpierw z poziomu prezesa. Jak droga ma wyglądać na końcu transformacji systemów ERP? Na początku co my chcemy uzyskać na poziomie kilku lat. Jeżeli się zgadzamy na wizję końca z pomocą specjalisty budżetujemy. Czy to jest 5 tysięcy czy 1 milion złotych: “to zmieni to i to w mojej firmie.” Następnie przechodzimy do szczegółowej analizy i do audytowania. Po skończeniu specyfikacji szkolimy pracowników (co trwa tygodnie a nawet miesiące).

 

Okres testowy

 

Przechodzimy do praktyki. Zaczyna się okres testowania i usuwania potencjalnych błędów.

Wdrożenie powinno przebiegać etapami i w środowisku testowym. W tym czasie firma działa trochę po staremu a trochę z nowym systemem (lub poszczególne jej działy). Nie jest to komfortowy okres, ale jest bezpieczny. Coś może nie działać z setek powodów – za małe serwery, nieporozumienia mimo dobrej dokumentacji. Wdrożenie systemu nigdy nie przebiega tak, że wszystko od razu działa. Ważne jest elastyczne podejście, dokładnie kolejnych cegiełek, naprawiane, aktualizacja bieżących rzeczy itp. Nie da się zaprogramować czegoś, co na końcu dostaniemy w wersji bezbłędnej bez okresu testowego.

 

Migracja danych

 

Jeżeli system ma zamienić poprzedni, pojawia się potrzeba migracji danych. Nowy system musi wciągnąć całą historię, która była w poprzednich systemach. Czasami, nie do końca dobrze, choć świadomie może być tak, że stary system działa wciąż po to, żeby był dostęp do starych danych. Wciąganie danych do nowego systemu sprawia, że trzeba dostosować bazę danych ze sobą itp. Jakie są newralgiczne momenty w migracji do systemu? Powinno się robić backup na bieżąco – zakładamy, że jeśli jest to robione zgodnie z dobrymi praktykami, nie powinno być z tym problemów. 

 

System ERP w procesie digitalizacji 

 

Jak system ERP odnosi się do mapy całego procesu digitalizacji? Bardzo często jest to element wieloletniego planu. Ważne jest, czy wdrożenie ERP jest częścią strategii przedsiębiorcy, czy określony wycinek bez szerszego kontekstu. Jeśli na początku firma nie miała wdrożonego żadnego systemu informatycznego, dopiero odkryje, ile jej ten system daje i ile możliwości jeszcze przed nią. 

 

Take away odcinka 

 

ERP może być początkiem albo katapultą zmian. Nie warto dać się przytłoczyć ogromem pytań i procesem wdrożenia. Jest wiele wyzwań, ale finalny efekt jest tego wart. Zmiana działalności operacyjnej i ilość problemów, które rozwiązują się dzięki digitalizacji są niepoliczalne. Jeśli proces wdrożeniowy zostanie odpowiednio przeprowadzony, a transformacja dopięta, system ERP nie będzie traktowany jako wizja końca, ale krok, który wyklaruje kolejny etap. System ERP jest narzędziem do customer success.